応募者電話対応。知らなきゃマズイ!3つの簡単トークマニュアル

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こんにちわ、電話一本で社長まで上り詰めた代表、ナカゴミです。

 

今回は応募者からの電話対応マニュアルを3パターン記載しておきます。電話応募の対応は、応募者と企業のファーストコンタクトになりますので非常に大切です。対応次第で採用の結果(来社率や内定辞退率)に大きく影響しますので、電話をとる可能性のあるスタッフには必ず共有し、明るく元気よく対応できるようにしておいてください。

※下記Aを電話受付者、Bを応募者、Cを担当者とします。3つの場合を想定しておけば完璧です。

 

▼目次

1、担当者が社内にいる場合
2、担当者が不在の場合
3、問合せのみの場合

 

 

1、担当者が社内にいる場合

A、お電話ありがとうございます。株式会社スマイルアカデミーでございます。

B、○○(掲載媒体・記事)をみて電話しているんですが・・・

A、ご応募ありがとうございます。それでは担当のCに変わりますので少々お待ちください

 

C、お電話変わりました。私、採用担当のCと申します。それでは、お名前、電話番号をお伺いしてもよろしいですか?

B、スマイル太郎、090-〇〇〇〇-〇〇〇です。

C、ありがとうございます。早速、面談(面接)をさせて頂きたいのですが、明日または明後日のご予定は如何でしょうか?

B、明日の17時なら大丈夫です。

C、それでは明日の17時に履歴書を持っていらしてください。場所は〇〇駅から・・・・、交通費は・・・。ちなみに、応募に際して何か疑問や不安な点はございましたか?

B、いえ、特に不安な点等はありませんでした。それでは明日の17時に伺います。よろしくお願い致します。

C、それでは明日17時にお待ちしております。ご応募ありがとうございました。

 

★ポイント

必ず電話をとった際には社名を言うようにしてください。突然「○○さん(担当者名)いますか?」「受けたいのですが…」「勤務地の件ですが…」等、質問から始める応募者もいますので落ち着いて丁寧に対応しましょう。また、面接の日程はできる限り早い時期にしましょう(他が決まってしまう場合もある為)。交通案内については事前に伝え方を決めておくと良いです。交通費や送り迎えの有無なども確認しておきましょう。

 

 

2、担当者が不在の場合

A、お電話ありがとうございます。株式会社スマイルアカデミーでございます。

B、○○さん(採用担当)はいらっしゃいますか?

A、ただいま外出しておりますので、私が代わりに承りますが、どのようなご用件ですか?

B、○○(求人媒体)をみて、求人の件で電話しているのですが・・・

A、ご応募ありがとうございます。求人の件は○○より承っておりますので、面接の日程調整を○○の代わりにさせて頂きたいと思います。〇月〇日〇時は如何でしょうか?では、〇月〇日〇時に○○(採用担当)あてにお越しください。※以下パターン1と同じ

 

★ポイント

担当者のスケジュールがわかるように全員に共有しておきましょう。万が一スケジュールがわからない場合は「名前、連絡先、連絡可能な時間」を聞き、こちらから折り返し連絡しましょう(連絡先を教えてもらえない場合は担当者がいる時間を伝え、改めて電話してもらいましょう)。電話のあった時に面接日程まで決める事ができないだけで、応募者の意欲は一気に下がりますのでご注意下さい。

 

 

3、問合せのみの場合

A、お電話ありがとうございます、株式会社スマイルアカデミーでございます。

B、○○(求人媒体)をみて電話しているのですが・・・。

A、お電話ありがとうございます。それでは、お名前とご連絡・・・

B、あっ、いえ。質問したいだけなんですが・・・

A、そうでしたか、申し訳ありませんでした。ご質問はどのような内容ですか?

B、(質問)

A、(答え)。もしよろしければ、一度会社をみにこられますか?不安な部分も払しょくできると思いますので。

B、いえ、もう少しじっくり考えたいと思いますので大丈夫です。

A、そうでしたか。では、私○○と申します、またのお電話おまちしております。お問合せありがとうございました。

 

★ポイント

質問に答えられない場合は担当者から折り返しにしましょう。また、質問が出尽くした時点で一度面接に進むかどうかの意志決定を促しましょう(電話を切ってしまってからの再応募は確率がグッと下がります)。断られた場合も、もう一度応募しやすいように親しみやすい雰囲気を作り、電話を終えましょう。

 

さいごに

電話対応は、誰か一人でもマズイ対応をするだけで、企業全体がそういう目でみられてしまいます。求人の際には、必ずスタッフ全員に共有しておきましょう。

 

うまく対応できないと、求人広告費の無駄遣い+お店の評判を悪くするだけなので、アルバイトスタッフにも必ず徹底させましょう。

 

アディオス!

 

 

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中込 智喜|TOMOKI

中込 智喜|TOMOKI代表取締役CEO

投稿者プロフィール

株式会社スマイルアカデミーCEO。1984年、山梨県生まれ。早稲田大学スポーツ科学部スポーツ医科学科卒業後はリクルートにて人材コンサルティング営業として企業の採用活動に従事し、数々の賞を受賞後29歳で独立。地域活性や教育、海外事業等を通じて「世界中の笑顔を繋ぐ事で、人類をより幸せにする」為にスマイルアカデミーを立ち上げる。

テニスの実力は大学時代、庭球部(テニス部)にて団体日本一連覇に貢献するレベル。

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